Helma: “Dienstverlening naar ‘onze collega’s’ staat bij HRM hoog in het vaandel”

11 augustus 2021

Veel mensen denken bij HRM aan het aannemen van nieuwe collega’s, werving en selectie, maar de HRM-afdeling binnen de Veiligheidsregio Haaglanden (VRH) doet veel meer dan dat. Het werk van de afdeling HRM verandert continu en is volop in ontwikkeling. Het is een onmisbare en verbindende schakel binnen de organisatie. Helma werkt nu ruim 2,5 jaar als Functioneel beheerder op de HRM-afdeling van de VRH. Hier is zij onder andere verantwoordelijk voor het digitaliseren en optimaliseren van de processen in de HR-Portal, het digitale personeelssysteem van de VRH.

Profielfoto Helma van der Waard

Digitaliseren van HR-processen

De HRM-afdeling is volop in ontwikkeling. Speerpunten voor dit jaar zijn de digitalisering en optimalisering van de HR-processen. Helma: “Het digitaliseren van je HR-processen is gebruiksvriendelijk. Het leidt tot meer overzicht, zorgt voor een besparing van je tijd en geeft minder kans op onnodige fouten in het verwerkingsproces. Kortom: het werkt efficiënter.” De doorstroom processen zijn ondertussen gedigitaliseerd en Helma is maar wat trots op het resultaat: “In het nieuwe systeem worden deze mutaties automatisch verwerkt en de gegenereerde brief gekoppeld aan het juiste personeelsdossier. Het is sneller, zorgt voor minder papiergebruik en onze medewerkers hebben altijd hun eigen, actuele persoonsdossier tot hun beschikking. Ook kan ik in de gaten houden bij wie het proces in behandeling staat of waar het proces eventueel stagneert.”

 

Samenwerken als een team

Goed samenwerken is van doorslaggevend belang voor het behalen van de gewenste resultaten. Zo ook binnen het team van HRM. “Voor alle projecten geldt dat je input nodig hebt van je collega’s om een proces te optimaliseren. Ook is het natuurlijk heel erg belangrijk dat zij de nieuw ontwikkelde processen en workflows uitgebreid testen en terugkoppelen wat nog aangepast dient te worden. Op deze manier sluit wat wij creëren aan bij wat collega’s dagelijks gebruiken. De HR-Portal is dan ook echt een product dat door hele goede samenwerking  ontstaan is.”

Voorlopig is er nog genoeg te doen voor Helma en denkt zij nog lang niet aan stoppen binnen de organisatie. “Na de zomervakantie ga ik verder met de uitdienst en verzuim processen en uiteindelijk staat het indiensttreding proces digitaal maken op mijn lijstje. Dat is iets ingewikkelder dan de gewone processen, maar hier kunnen we dan weer een on-boarding portal aan koppelen zodat een nieuwe medewerker, waarvan het contract niet actief is, toch al een aantal zaken kan regelen en inzien via de HR-Portal. Mijn wens is eigenlijk dat alles wat digitaal kan binnen onze afdeling, digitaal wordt gemaakt. Nog uitdagingen genoeg dus.”