De stille krachten van de Veiligheidsregio Haaglanden

Inkoop- en aanbestedingstrajecten: meer dan bureaucratisch gedoe

Machteld werkt als inkoper: “Samen met mijn collega Arjo organiseer ik alle inkoopprocessen en aanbestedingstrajecten. Denk aan de aanschaf van brandweeruitrusting, voertuigen, IT-systemen en het sluiten van contracten met externe leveranciers en dienstverleners. Aan mij de taak om te voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook dat iedere bestede euro optimaal wordt benut.” Machteld heeft een duidelijke visie op haar rol: "Ik wil betrokken zijn vanaf het allereerste begin van een project. Dit stelt mij in staat om de behoeften van de organisatie volledig te begrijpen en ervoor te zorgen dat we de juiste leveranciers selecteren.”

Inkoop- en aanbestedingstrajecten worden vaak gezien als administratieve rompslomp en een tijdrovend proces. Machteld begrijpt dit, maar benadrukt dat dit proces van groot belang is voor de organisatie. “Aanbestedingstrajecten bieden transparantie en gelijke kansen voor leveranciers en bevordert concurrentie. Het zorgt ervoor dat we de hoogste kwaliteit diensten en producten kunnen verwerven.” Voor Machteld is geen dag hetzelfde: “Veranderende interne behoeften, wetswijzigingen en externe marktontwikkelingen zorgen ervoor dat mijn baan nooit saai is.”

Van contracten in de la naar digitaal contractbeheer

Het sluiten van contracten met leveranciers en dienstverleners is slechts het begin van het verhaal. Na het afsluiten van een contract begint een ander essentieel proces: contractbeheer. Gabriela is contractbeheerder: “Toen ik in 2012 in deze functie startte, werden contracten letterlijk in de la bewaard. We hebben op dit moment meer dan 300 contracten met verschillende leveranciers, dus het juist beheren hiervan is erg belangrijk. Het contractbeheersysteem geeft een goed beeld van de verplichtingen die we zijn aangegaan en signaleert de acties die nodig zijn.”

Gabriela beheert al deze contracten: “Je kan denken aan contracten voor leveringen zoals kantoorartikelen en auto’s, diensten, huurlocaties en opleidingen. Heel divers dus. Daarbij houd ik nauwlettend in de gaten wanneer contracten aflopen of moeten worden beëindigd of verlengd. Dit voorkomt dat diensten of leveringen plotseling stoppen of onnodig doorlopen”. Voor grote contracten met veel leveranciersafspraken en complexe voorwaarden, signaleert Gabriela ook de gemaakte afspraken. “Denk hierbij aan kwaliteitsnormen, prijzen, leveringstermijnen en andere specifieke clausules. We hebben bijvoorbeeld in het contract voor onderhoud van installaties afspraken gemaakt over het besparen op energie.”

De brug tussen leveranciers en budgethouders

Judith, contractmanager, coördineert samen met haar collega’s Klaartje en Susana de communicatie en informatie tussen interne budgethouders en externe leveranciers. “Ik fungeer eigenlijk als een brug tussen de organisatie en de leveranciers. Ik let bijvoorbeeld op afstemming van verwachtingen, of contracten voldoen aan de gestelde eisen en of afspraken worden nageleefd.”

Als een contract eenmaal is afgesloten, monitort en beoordeelt ze de lopende contracten. “Ik heb regelmatig gesprekken met budgethouders om de contracten te bespreken. ‘Zijn de prestaties op orde?’, ‘Is de dienstverlening naar tevredenheid?’, ‘Kunnen we kosten besparen?’ en ‘Moeten er aanpassingen worden gedaan om te blijven voldoen aan onze doelstellingen?’. We hadden bijvoorbeeld met één leverancier allemaal losse afspraken voor diverse kazernes over valbeveiliging. Iedere kazerne werd jaarlijks benaderd door deze partij voor nieuwe prijzen. Uiteindelijk hebben we alle losse afspraken onder de loep genomen en één gezamenlijk contract afgesloten.”

Samenwerking met andere afdeling

Alle drie benadrukken ze het belang van samenwerking met andere afdelingen. Of het nu gaat om het aanschaffen van kantoormateriaal of –voertuigen: een goede afstemming is essentieel. “Alleen door samen te werken zorgen we ervoor dat de benodigde middelen beschikbaar zijn wanneer dat nodig is” sluit Machteld af.