Risico aanpak evenementen: een kijkje achter de schermen

09 augustus 2022

Haaglanden is een bijzondere regio. Hier hebben we allemaal mee te maken in ons dagelijks werk en dat geldt zeker ook voor de evenementenadviseurs van Veiligheidsregio Haaglanden. Zij zitten nooit stil, zeker niet nu evenementen weer in z’n volledigheid zijn toegestaan. Zij krijgen, al jaren in toenemende mate, te maken met een grote hoeveelheid van en variatie in evenementen. Van de feestweken in het Westland tot aan de grote muziekconcerten op het Malieveld en het strand, Prinsjesdag en Lichtjesavond.

In dit artikel nemen de evenementenadviseurs van de VRH je op hoofdlijnen mee achter de schermen bij risicoaanpak evenementen. Wat houdt hun specialisme in? Wat komt er kijken bij evenementenveiligheid en de operationele voorbereiding hierop? En wie zijn hier allemaal bij betrokken?

Risicoaanpak evenementen

Start: vergunningsaanvraag
Iedereen, inwoner of organisatie, kan een evenement organiseren. Daarvoor gelden bepaalde regels. In veel gevallen moet een evenement gemeld worden bij de gemeente of moet een evenementenvergunning worden aangevraagd. Het werk voor onze evenementenadviseurs begint op het moment dat er een vergunningsaanvraag wordt ingediend bij één van onze negen gemeenten. “Een organisator levert bij een vergunningsaanvraag al heel veel stukken aan. Denk aan een plattegrond van het evenemententerrein en een veiligheidsplan met bijlagen zoals een verkeersplan, capaciteitsberekening, tenttekeningen en EHBO-plan. Op de plattegrond moeten ook onder andere de nooduitgangen, calamiteitenroutes, bouwsels en EHBO-posten worden ingetekend.” licht Marjolein toe, senior adviseur risicoaanpak evenementen en beleidsmedewerker van Brandweer Haaglanden.

Beoordeling behandelaanpak van de aanvraag
De gemeente bepaalt aan de hand van een zogenoemde behandelscan de behandelaanpak van het evenement.  “In een behandelscan staan onder meer vragen over de bereikbaarheid van het evenement, afsluitingen, aantallen bezoekers, soort activiteit en de aanwezigheid van tenten en andere bouwsels.” vertelt Marjolein. “Hiermee wordt een eerste indruk van de risico’s op het gebied van openbare orde, veiligheid en/of gezondheid duidelijk en of een mono- of multi behandelaanpak nodig is.” Onder aan de streep bepaalt de gemeente de behandelaanpak van het evenement en geven zij het, uiteraard in overleg met de betrokken (veiligheids)partners, een classificatie:  A-, B- (regulier of risicoaanpak) of een C-evenement*.

Ingrediënten van een goed eindadvies
Vervolgens stuurt de gemeente de aanvraag naar verschillende (veiligheids)partners toe met de vraag om advies. Iedere partner kijkt hier met een andere bril naar. Zo buigt de VRH zich over de aspecten brandveiligheid, vluchtveiligheid, bereikbaarheid en zorgrisico’s. “Binnen de VRH geven verschillende afdelingen advies over de verschillende aspecten. Zo kijkt de GHOR bijvoorbeeld met name naar het stuk zorgrisico en -continuïteit: iedereen moet zorg kunnen krijgen, niet alleen op het evenemententerrein, maar ook in de rest van de regio. De brandweer kijkt weer naar brandveiligheid, vluchtveiligheid en bereikbaarheid. Ieder (risicoaanpak)evenement is anders en daarom is het bij iedere vergunningsaanvraag weer een afweging en zoektocht om te kijken wat er nodig is om een evenement goed en veilig te laten verlopen. Het is aan ons als organisatie om de juiste specialisten van de juiste afdelingen te raadplegen om een volledig advies op te stellen voor de betrokken gemeente”, vertelt Rosalie, evenementenadviseur en beleidsmedewerker GHOR Haaglanden.

 

Marjolein - risicoaanpak evenement

Classificering evenementen + speerpunten tijdens evenementen voor de VRH

Brandweer:

  • C- en B-evenementen risicoaanpak (multi):

Operationele Voorbereiding maakt in samenwerking met interne specialisten van verschillende afdelingen een risicogericht advies met focus op brand- en vluchtveiligheid, bereikbaarheid, zelfredzaamheid en operationele maatregelen.

  • B-evenementen regulier (mono):

Risicobeheersing maakt een namens de brandweerkolom een advies met focus op brand- en vluchtveiligheid.

  • A-evenementen (mono):

Risicobeheerser in de Wijk maakt namens de brandweerkolom een advies met focus op bereikbaarheid en bluswatervoorzieningen.

GHOR:
De GHOR maakt een advies met de focus op gezondheidskundige en geneeskundige aspecten. Ze adviseren onder andere over het benodigde zorgniveau op basis van de risico’s en letselverwachting, maar ook op bereikbaarheid van ambulance en medische posten. Via de GHOR adviseert de GGD over de te nemen hygiëne maatregelen om infectieziekten te voorkomen, bijvoorbeeld bij evenementen op en in het water, maar ook waar het gaat om hygiëne bij toiletvoorzieningen en horeca.

Rosalie

Dienstenoverleg  
Als deze stappen zijn gezet, volgt het dienstenoverleg. Dit is een multidisciplinair overleg met de gemeente, evenementenorganisator, politie, GHOR, brandweer en andere ketenpartners om de risico’s en de te nemen maatregelen van het specifieke evenement met elkaar te bespreken. Zo’n overleg vindt altijd plaats bij risicoaanpak evenementen (B- en C-evenementen) en is optioneel bij A- en B-regulier evenementen. Er kunnen meerdere dienstenoverleggen nodig zijn voor één evenement, voordat de definitieve planvorming klaar is voor een eindadvies.

“Elk evenement is anders en vraagt om maatwerk. Zijn in het veiligheidsplan de juiste risico’s benoemd en scenario’s en bijbehorende maatregelen beschreven? Is er goed gekeken naar het evenement in relatie tot brand- en vluchtveiligheid, maar ook de beheersbaarheid, bestrijdbaarheid en bereikbaarheid van de hulpdiensten?” licht Marjolein toe vanuit de brandweer. Rosalie vult aan: “De GHOR zit hierbij namens meerdere partijen aan tafel, bijvoorbeeld de RAV, de meldkamer, de GGD, ziekenhuizen en huisartsenposten.” Er worden ongewenste gebeurtenissen via een risicoanalyse in beeld gebracht en er worden vervolgens scenario’s met maatregelen opgesteld. Ondanks dat de evenementenorganisator altijd verantwoordelijk is voor een veilig verloop van het evenement, is het voor de VRH belangrijk dat ze erop voorbereid is dat het uit de hand kan lopen.

Eindadvies = integraal maatwerkadvies
Veiligheidsregio Haaglanden levert voor risicoaanpak evenementen uiteindelijk een risicogericht, multidisciplinair eindadvies aan bij de gemeente. Hierin worden de apart vergaarde adviezen van Brandweer Haaglanden en GHOR Haaglanden op elkaar afgestemd en gebundeld. “Het resultaat is één integraal maatwerkadvies aan de gemeente over de benodigde maatregelen, gebaseerd op een reëel beeld van de risico’s van een evenement. Hierin worden zowel de lokale en vakinhoudelijke kennis met elkaar verbonden. Denk maar aan risicobronnen zoals energieopslagsystemen als buurtbatterijen en zonnepanelen op een evenemententerrein. Ook evenementen verduurzamen. Allemaal belangrijke aspecten die van invloed zijn op onze incidentbestrijding én de veiligheid van bezoekers op het evenement.”, aldus Marjolein.

De vergunning wordt verleend en dan…
Het bevoegd gezag, de gemeente in het geval van een evenement, bepaalt uiteindelijk of de vergunning wordt afgegeven. Als een vergunning verleend wordt, zit het werk er voor de VRH nog niet op. “Naast onze coördinerende en adviserende rol rondom de vergunningsaanvraag, hebben we ook een rol in de voorbereiding van een risicoaanpak evenement. Denk aan multidisciplinaire afstemming en voorbereiding op (grootschalig)optreden van de brandweer en GHOR”, aldus Rosalie.

Marjolein

Schouw van het terrein
Eén van onze werkzaamheden is het uitvoeren van een zogenoemde ‘schouw’ voor aanvang van het evenement. Ron, werkzaam bij de afdeling Risicobeheersing als evenementenadviseur en piketfunctionaris Preventie Inspecteur van Dienst, licht toe: “De gemeente nodigt de betrokken veiligheidspartners bij een schouw uit om naar de evenementenlocatie te komen. Gezamenlijk loopt deze groep een rondje over het evenemententerrein om te controleren of de gemaakte afspraken in de vergunning ook daadwerkelijk zijn nageleefd. Denk aan de pijlers: brandveiligheid, vluchtveiligheid en bereikbaarheid. De GHOR en GGD nemen ook deel aan de schouw en controleren op de genees- en gezondheidskundige aspecten.”

Schouw evenement
Afhankelijk van het soort evenement wordt de schouw vanuit de brandweer gedaan door een Preventie Inspecteur van Dienst of een Risicobeheerser in de wijk. Een Preventie Inspecteur van Dienst (PID) is een piketfunctionaris en voert een toezichthoudende rol uit, naast de gebruikelijke werkuren. Ook bij risicoaanpak evenementen heeft de PID een rol. De PID neemt deel aan de schouw en is tijdens het evenement, bij spoed en incidenten, oproepbaar om mee te denken en te adviseren over de brandveiligheid met betrekking tot het evenement.

Ron

Een Risicobeheerser in de Wijk is een belangrijke schakel tussen de operationele dienst, gemeente, ketenpartners en afdelingen binnen de VRH. “Zo informeren wij bijvoorbeeld de OD en piketfunctionarrissen via het 24uursjournaal over mogelijke consequenties voor aanrijroutes van de brandweer,” vertelt Peter die al 10 jaar Risicobeheerser in de Wijk is.

Indien noodzakelijk voeren zij controles uit op het evenementterrein voor A-evenementen. Ook informeert de Risicobeheerser in de Wijk de operationele dienst over evenementen die tijdens hun dienst plaatsvinden. “A-evenementen adviseren wij daarnaast volledig zelf vanuit de brandweer. Bij B- en C-evenementen zijn wij de interne adviseurs voor wat betreft de aspecten bereikbaarheid en bluswatervoorzieningen binnen de brandweer”, vult Peter aan.

Peter

Inzet tijdens het evenement
Afhankelijk van het soort evenement, kunnen er piketfunctionarissen van de VRH tijdens het evenement ingezet worden. Dit gebeurt met name bij risicoaanpak evenementen. Denk aan een Evenementen Officier (Brandweer en/of GHOR), Hoofd Ondersteuning of Algemeen Commandant. De inzet van de piketfunctionarissen is niet voor ieder risicoaanpak evenement noodzakelijk en wordt per evenement vooraf bepaald.

Evaluatie evenement
En dan zit het evenement erop, maar het werk loopt nog even door. Na het evenement wordt namelijk een evaluatietraject opgestart met de organisator, de gemeente en betrokken (veiligheids)partners. “Het is belangrijk om te leren van evenementen. Wat ging goed? Wat kan beter? Tijdens de evaluatie brengen we dit, eerst iedere partij voor zich, in beeld. Daarna evalueren we het evenement in gezamenlijkheid. De evaluatie wordt uiteraard gedeeld met betrokken partijen, maar wordt bovenal gebruikt bij (de beoordeling van) een nieuwe vergunningsaanvraag.” sluit Rosalie af.

Regionale evenementencoördinatie
Regio Haaglanden beschikt over een Regionaal Evenementencoördinator. Dit is een coördinator die zich, los van een hulpdienst of een gemeente, bezig houdt met evenementen. “Bij evenementenadvisering heb je te maken met veel verschillende partijen, met ieder een eigen belang. In mijn functie ben ik onpartijdig en zogenoemd ‘ontkleurd’. Mijn focus ligt niet op het daadwerkelijk adviseren op een evenement, maar op het algehele proces, van aanvraag tot aan de evaluatie. Als er onduidelijkheden zijn over de procesgang of er is behoefte om te sparren over bepaalde onderwerpen, dan kunnen de betrokken partijen mij benaderen. In gezamenlijkheid of individueel. De focus ligt dan niet op inhoudelijke vragen, maar hoofdzakelijk op het goed doorlopen van het gehele adviesproces.” licht Laura, Regionaal Evenementencoördinator, toe. 

“Daarnaast probeer ik kennisdeling en informatie-uitwisseling over uiteenlopende onderwerpen tussen de verschillende partijen te bevorderen. Dit gebeurt onder andere tijdens regionale evenementenoverleg met alle negen gemeenten, politie, brandweer en GHOR.”